L'employeur doit mettre en place un registre spécial et établir une procédure de recueil des signalements. La procédure précise les informations suivantes :

• Comment le lanceur d'alerte adresse son signalement au supérieur direct ou indirect, à l'employeur ou au référent
• Comment il fournit les faits, informations ou documents (quel que soit leur forme ou leur support) destinés à appuyer son signalement
• Comment il fournit les éléments permettant un échange avec le destinataire du signalement

Cette procédure de recueil des signalements répond à un formalisme strict :

• Elle fixe les dispositions selon lesquelles l'auteur du signalement est informé sans délai de la réception de celui-ci, du délai raisonnable et prévisible nécessaire à son examen.
• Elle détermine comment l'auteur sera informé de la suite donnée.
• Elle garantie la stricte confidentialité de l'auteur du signalement, des faits et des personnes visées, y compris en cas de communication à des tiers si nécessaire.
• Elle prévoit un délai de destruction des éléments du dossier de signalement qui pourraient permettre d'identifier l'auteur du signalement et les personnes visées par celui-ci. Lorsque aucune suite n'a été donnée, ce délai de destruction ne peut pas excéder 2 mois à compter de la clôture des opérations de recevabilité ou de vérification. L'auteur du signalement et les personnes visées par celui-ci sont informés de cette clôture.
• Elle doit faire l'objet d'une diffusion dans l'entreprise par tout moyen (affichage, diffusion sur l'intranet de l'entreprise...).

L'employeur doit mettre en place un registre spécial où sont consignées les alertes.

L'employeur doit également informer le travailleur lanceur d'alerte de la suite qu'il réserve à celle-ci.