Un contrat de bail commercial doit comporter un inventaire précis et limitatif des catégories de charges de copropriété, impôts, taxes et redevances liés au local loué. Le contrat doit indiquer leur répartition entre le bailleur et le locataire.

Dans un ensemble immobilier comportant plusieurs locataires, le contrat doit préciser la répartition des charges ou du coût des travaux entre les différents locataires. Cette répartition s'effectue en fonction de la surface exploitée ou le coût des travaux entre les différents locataires occupant cet ensemble.

Un état récapitulatif des charges de l'année N, comprenant la régularisation (ou liquidation) des comptes de charges, doit être adressé par le bailleur au locataire, avant le 30 septembre de l'année N+1. S'il s'agit d'un immeuble en copropriété, l'état récapitulatif doit être transmis dans les 3 mois suivant la reddition des charges de copropriété sur l'exercice annuel.

À la demande du locataire, le bailleur est dans l'obligation de lui remettre tout document justifiant le montant des charges, impôts, taxes et redevances qui lui sont imputés.

En cours de bail, le bailleur doit informer les locataires des modifications suivantes :

• Création de nouvelles charges
• Élément susceptible de modifier la répartition des charges entre locataires dans les ensembles immobiliers

Lors de la conclusion du contrat de location, puis tous les 3 ans (dans les 2 mois qui suivent l'échéance triennale), le bailleur doit communiquer à chaque locataire les éléments suivants :

• État prévisionnel des travaux qu'il envisage de réaliser dans les 3 années suivantes
• Budget prévisionnel de ces travaux

Il communique également un état récapitulatif des travaux qu'il a réalisés dans les 3 années précédentes, en précisant leur coût.

À la demande du locataire, le bailleur lui communique tout document justifiant le montant de ces travaux.

Les charges liées à la propriété des locaux qui ne peuvent pas être imputées au locataire, et donc qui concernent le bailleur, sont les suivantes :

• Dépenses relatives aux grosses réparations touchant au bâtiment, tels que les murs de soutènement et de clôture, voûtes, digues, charpente et toiture
• Honoraires liés à la réalisation des travaux relatifs aux grosses réparations touchant au bâtiment
• Dépenses relatives aux travaux liés à la vétusté ou de mise aux normes lorsqu'il s'agit de grosses réparations
• Honoraires du bailleur liés à la gestion des loyers du local loué ou de l'immeuble
• Impôts, taxes et redevances liés à la propriété des locaux : contribution économique territoriale (CFE et CVAE)
• Charges, impôts, taxes, redevances et coût des travaux portant sur des locaux vacants ou imputables à d'autres locataires dans un ensemble immobilier

Les dépenses d'entretien et de réparations courantes, dites dépenses locatives, sont à la charge du locataire.

Les charges suivantes sont considérées comme étant liées à l'occupation des locaux, et donc incombant au locataire :

• Dépenses courantes d'eau, de gaz et d'électricité
• Dépenses d'entretien et de réparations courantes telles que les peintures, papiers peints, moquettes, appareils de chauffage, compteurs, sanitaires, volets extérieurs
• Dépenses d'équipement de la copropriété telles que la quote-part des frais d'ascenseurs ou des charges du personnel d'entretien
• Travaux d'embellissement dont le montant excède le coût du remplacement à l'identique

Les taxes suivantes peuvent être imputées au locataire :

• Taxe foncière
• Impôts, taxes et redevances liées à l'usage du local ou de l'immeuble
• Impôts, taxes et redevances liées à un service dont le locataire bénéficie directement ou indirectement

L'obligation pour le locataire de supporter des charges liées à la propriété des locaux, incombant normalement au bailleur, doit être expressément prévue au contrat. Si elles ne sont pas précisées dans une clause particulière, elles ne sont pas récupérables par le bailleur, qui en reste redevable.